Perfect georganiseerde samenwerking bij het jaarboek

Samenwerking – kans en uitdaging

Ben je al bezig met de voorbereiding van je jaarboek? Vol enthousiasme en ijver kan het snel chaotisch worden. Als veel mensen betrokken willen zijn, kan dat ten koste gaan van de structuur en het overzicht. Dan weet de ene persoon niet wat de andere misschien al begonnen is. Sommige dingen worden twee keer gedaan, andere helemaal niet. Geen van beide is ideaal. Dit geldt voor bijna alle taken bij de voorbereiding van een jaarboek: het plannen van pagina’s, het schrijven van teksten, het contacteren van reclamepartners, het berekenen van de grootte van het tijdschrift, het selecteren en aanpassen van de lay-out …

Controle en structuur

Hoe saai het voor sommigen ook klinkt, een verstandige structuur, praktische hulpmiddelen en eerlijk verdeelde taken besparen tijd bij de voorbereiding van een jaarboek en zorgen ervoor dat het overzicht behouden blijft en dat iedereen te allen tijde weet wat er voor hen – en ook voor de anderen – nog moet gebeuren. Zo kun je elkaar ook vervangen of ondersteunen als iemand een keer vastloopt bij het maken van zijn of haar pagina.

Breng een overzicht tot in de details

Structureringstools op een verstandige manier gebruiken

Digitale hulpmiddelen die helpen bij het structureren en sorteren van de to-dos zijn bijzonder praktisch. Van groot naar klein kun je ze eerst indelen volgens hoofd thema’s en dan opsplitsen in individuele taakstappen, die vervolgens worden toegewezen aan specifieke mensen. We vinden Trello, Asana, Microsoft To Do, etc. praktisch om ons te organiseren.

Communicatiemiddelen voor jouw team

Het is ook de moeite waard om te kijken naar de communicatiemiddelen. Voor een all-team meeting moet je een kanaal gebruiken waar iedereen elkaar kan ontmoeten en ideeën uitwisselen op hetzelfde moment – de inhoud is vluchtig. Sommige dingen kunnen echter beter schriftelijk worden vastgelegd als referentie, mocht je een andere manier kiezen. Ook de dingen die bij jou “tussen de deuren” komen, horen thuis in een gereedschap waar iedereen op reageert als hij of zij tijd heeft. En om zo goed mogelijk te kunnen communiceren, vinden we deze hulpmiddelen praktisch: Slack, Jitsi, Zoom, Telegram.

Details die gemakkelijk verloren kunnen gaan

We hebben een lijst met onderwerpen voor jou samengesteld met kleine, maar belangrijke details die gemakkelijk verloren kunnen gaan bij de voorbereiding van een jaarboek en tot veel chaos kunnen leiden.

-Begroting: stand van zaken van jullie financiën (eventueel plannen van verdere acties)
-Fotograaf kiezen (met apparatuur)
-Overzicht van de foto’s
-Data voor het maken van portretfoto’s
-Klantenwerving voor reclameklanten
-Plan en reserveer advertentieruimte in het jaarboek

Dus, heb je aan alles gedacht? Moeten we nog een detail of twee aan onze lijst toevoegen? Voel je vrij om je ervaringen met de klantenservice te delen en wij zullen deze aan onze lijst toevoegen.